Kundens utmaning
De flesta dokument följer det ideala handläggningsflödet för arkivering, där dokument och kunder identifieras genom direkt jämförelse av relevanta indikatorer. Utmaningen uppstår när det gäller den återstående volymen, där Banca Transilvania ställdes inför två olika typer av situationer:
Saknade, felaktiga eller osäkra identifierare
I vissa fall saknades en eller flera identifierare kopplade till ett dokument, eller så var de felaktiga eller tvetydiga. Efter förvärv av andra bankinstitut införlivades deras dokument i systemet – dokument som skapats enligt olika mönster men som ändå måste integreras i det befintliga arkiveringsflödet. Följaktligen blev det omöjligt att med säkerhet fastställa hierarkiska kopplingar mellan dokument, liksom att koppla dokument till kunder baserat på exakt identifieringsmatchning.
Avsynkronisering i arkiveringsflödet
Synkroniseringsfel kunde uppstå under olika skeden i arkiveringsprocessen – från förberedelse och avsändning till transport och bearbetning – inklusive situationer där vissa dokument anlände till arkivet innan de hade registrerats i bankens interna register. Alla dessa fall behövde identifieras snabbt och korrekt för att möjliggöra automatisk normalisering av så stor andel som möjligt av de icke-arkiverade dokumenten.
Essensys tillvägagångssätt
Skapa identitetsuppsättningar för kunder
Vi kartlade varje kunds individuella datavariationer, identifierade och hanterade alla tänkbara scenarier, så att en enskild kund kunde identifieras utifrån flera olika identiteter, precis så som de framgick i bankens register eller i arkivet.
Skapa identitetsuppsättningar för dokument
Vi tillämpade samma tillvägagångssätt på dokumenten och åtgärdade fall av felaktig formatering och felaktiga datumangivelser.
Koppla dokument till kunder
Data från bankens interna register jämfördes med uppgifter från fysiskt arkiverade dokument med hjälp av algoritmer för fuzzy-matchning, med konfigurerbara poäng, vikter och tröskelvärden, vilket resulterade i en rangordnad lista över potentiella träffar.
Viktiga funktioner
Algoritmer för automatiserad bearbetning gör att manuell hantering av källdata inte längre behövs.
Identitetsuppsättningar skapas för varje kund och tar hänsyn till variationer i verkliga data: omvänd ordning på för- och efternamn, saknade eller förekommande bindestreck, saknade förnamn, namnändringar, saknade eller felaktiga ID-nummer, inkonsekventa diakritiska tecken, extra eller saknade mellanslag samt inkonsekvent interpunktion (t.ex. “SRL” jämfört med “S.R.L.”).
En kund kan identifieras genom vilken som helst av sina kopplade identiteter, såsom de framgår av bankens register eller arkiv.
En uppsättning dokument behandlas alltid utifrån kundens primära identitet, även om kunden har flera kopplade identiteter.
Tvåstegsautentisering möjliggör en mer exakt identifiering av klienten.
Förhindrar att dokument felaktigt kopplas till fel kunder vid bearbetning av osäkra eller tvetydiga uppgifter.
Identitetsuppsättningar för dokument skapas utifrån dokumentnummer och datum, och hanterar formateringsfel och felaktiga kalenderdatum.
Jämför data från bankens interna register med uppgifter från fysiskt arkiverade dokument och genererar en rangordnad lista över potentiella träffar, sorterad efter fallande träffpoäng.
Identifierar både handlingar som har anlänt till arkivet med felaktiga uppgifter och handlingar som redan har arkiverats men som ännu inte har kopplats till de interna registren på grund av osäkra uppgifter.
Projektets inverkan
- 90% dokument utanför det ideala flödet, som justeras automatiskt
- Avsevärt minskat behov av manuell granskning samt identifiering,
- Snabba, skalbara resultat – batch- och inkrementell bearbetning av stora datamängder, utan att rutinmässiga manuella ingrepp krävs.
Vittnesmål
Essensys visade prov på en djup förståelse för datans komplexitet och de specifika utmaningar som vår arkiveringsprocess innebar, samt en hög teknisk kompetens under hela projektet. Den lösning de utvecklade automatiserade normaliseringen av data för dokument som inte kunde matchas genom exakt matchning, vilket avsevärt minskade behovet av manuell verifiering och möjliggjorde en effektiv hantering av stora datamängder, samtidigt som våra krav på säkerhet och styrning uppfylldes fullt ut. Essensys visade sig vara en pålitlig partner, kapabel att leverera en lösning skräddarsydd för ett projekt av betydande komplexitet.
Biträdande direktör, Hantering av fysiska och elektroniska dokument,
Banca Transilvania
Slutsats
En bank som bildats genom sammanslagningen av flera finansinstitut ärver inte bara kunder, utan också år av dokument med inkonsekventa identifierare: namn som stavas på olika sätt, saknade ID-nummer och datamönster som varierar från ett förvärv till ett annat.
För Banca Transilvania innebar detta att en lagstadgad process – den fysiska arkiveringen av dokument – förvandlades till ett kostsamt manuellt arbete.
Med hjälp av identitetsavgränsning och algoritmer för fuzzy-matchning automatiserade Essensys den datanormalisering som inte kunde lösas enbart med exakt matchning, vilket möjliggjorde automatisk avstämning av över 90% dokument utanför det ideala arkiveringsflödet.