Provocările clientului
Majoritatea documentelor respectă fluxul ideal de procesare în vederea arhivării, care implică identificarea documentelor și a clienților după compararea directă a indicatorilor relevanți. Provocarea apare la restul volumului, unde în cazul Banca Transilvania au intervenit două tipuri de situații:
Identificatori lipsă, greșiți sau incerți
Existau cazuri în care unul sau mai mulți identificatori ai unui document lipseau, erau greșiți sau incerți. Odată cu preluarea altor instituții bancare, au fost preluate și documentele acestora, create folosind alte pattern-uri, dar care trebuiau incluse în fluxul de arhivare curent. Ca urmare, asocierea ierarhică dintre documente, precum și asocierile dintre documente și clienți bazate pe potrivirea exactă a identificatorilor deveneau imposibil de făcut cu certitudine.
Desincronizări în fluxul de arhivare
Puteau apărea desincronizări pe parcursul etapelor de pregătire, expediere, transport și prelucrare ale fluxului de lucru de arhivare, inclusiv în situațiile în care anumite documente ajungeau la arhivă înainte de a apărea în registrele interne ale băncii. Toate aceste cazuri trebuiau identificate rapid și cu precizie pentru a permite normalizarea automată a celui mai mare procent posibil de documente nearhivate.
Abordarea Essensys
Crearea seturilor de identitate pentru clienți
Am analizat variațiile individuale ale datelor fiecărui client, identificând și luând în considerare fiecare scenariu posibil, astfel încât un singur client să poată fi recunoscut pe baza mai multor identități, exact așa cum apărea în evidențele băncii sau în arhivă.
Crearea seturilor de identitate pentru documente
Am aplicat aceeași abordare în cazul documentelor, remediind problemele legate de formatarea incorectă și de introducerea eronată a datelor.
Asocierea documentelor cu clienții
Datele din registrele interne ale băncii au fost comparate cu înregistrările din documentele arhivate fizic, folosind algoritmi de potrivire aproximativă, cu scoruri, ponderi și praguri configurabile, rezultând o listă ierarhizată a potențialelor potriviri.
Funcționalități cheie
Algoritmi de procesare automată elimină necesitatea prelucrării manuale a datelor inițiale.
Seturi de identități per client, care gestionează particularități reale: nume inversat cu prenume, cratimă lipsă sau prezentă, prenume lipsă, nume schimbat, CNP lipsă sau eronat, diacritice arbitrare, spații în plus sau în minus, punctuație inconsecventă (ex. „SRL" vs „S.R.L.").
Un client poate fi astfel identificat prin oricare dintre identitățile sale, așa cum apar în înregistrările băncii sau ale arhivei.
Un set de documente este procesat întotdeauna în contextul identității principale a unui client, chiar dacă clientul are mai multe identități asociate.
Asocieri în doi pași, pentru o identificare mai precisă a clienților.
Previne asocierea greșită a unor documente cu alți clienți, în condițiile procesării informațiilor incerte.
Seturi de identități pentru documente, construite pe baza numărului și datei acestora, tratând erorile de scriere și datele calendaristice greșite.
Compară datele din centralizatoarele băncii cu situațiile documentelor fizice arhivate, generând o listă de potriviri potențiale, ordonată descrescător după scorul de potrivire.
Identifică atât documentele ajunse în arhivă cu informații eronate, cât și pe cele deja arhivate, dar neidentificate încă în centralizatoare din cauza datelor incerte.
Impactul proiectului
- 90% de documente în afara fluxului ideal asociate automat
- Reducere semnificativă a necesității revizuirii și identificare manuală,
- Rezultate rapide și scalabile - procesare batch și incrementală pentru volume mari de date, fără acțiuni manuale de rutină.
Testimonial
Essensys a demonstrat o înțelegere profundă a complexității datelor și a provocărilor specifice implicate în procesul nostru de arhivare, precum și un nivel ridicat de expertiză tehnică pe parcursul întregului proiect. Soluția dezvoltată de aceștia a automatizat normalizarea datelor pentru documentele care nu puteau fi corelate prin potrivire exactă, reducând semnificativ necesitatea verificării manuale și permițând procesarea eficientă a unor volume mari de date, respectând în același timp pe deplin cerințele noastre de securitate și guvernanță. Essensys s-a dovedit a fi un partener de încredere, capabil să ofere o soluție adaptată unui proiect de o complexitate considerabilă.
Director Adjunct Managementul Documentelor Fizice și Electronice,
Banca Transilvania
Concluzie
O bancă rezultată din integrarea mai multor instituții financiare moștenește nu doar clienți, ci și ani de documente cu identificatori inconsecvenți: nume scrise diferit, CNP-uri lipsă, pattern-uri diferite de la o achiziție la alta.
Pentru Banca Transilvania, această realitate transforma un proces legal obligatoriu, arhivarea fizică a documentelor, într-un efort manual costisitor.
Prin intermediul algoritmilor de rezolvare a identităților și de potrivire aproximativă, Essensys a automatizat procesul de normalizare a datelor, pe care potrivirea exactă nu îl putea rezolva pe cont propriu, permițând asocierea automată a peste 90% de documente în afara fluxului ideal de arhivare.