De uitdaging van de klant
De meeste documenten volgen het ideale verwerkingsproces voor archivering, waarbij documenten en klanten worden geïdentificeerd door middel van een directe vergelijking van relevante indicatoren. De uitdaging doet zich voor bij de resterende hoeveelheid, waarbij Banca Transilvania kreeg te maken met twee verschillende soorten situaties:
Ontbrekende, onjuiste of onduidelijke identificatiegegevens
In sommige gevallen ontbraken een of meer aan een document gekoppelde identificatiegegevens, of waren deze onjuist of dubbelzinnig. Na de overname van andere bankinstellingen werden hun documenten in het systeem opgenomen; het betrof documenten die volgens andere patronen waren opgesteld, maar die niettemin in de bestaande archiveringsstroom moesten worden geïntegreerd. Als gevolg daarvan werd het onmogelijk om met zekerheid hiërarchische relaties tussen documenten vast te stellen, noch om documenten aan klanten te koppelen op basis van exacte overeenstemming van identificatiegegevens.
Desynchronisatie in het archiveringsproces
Er konden afwijkingen optreden in de fasen van voorbereiding, verzending, transport en verwerking van de archiveringsworkflow, waaronder situaties waarin bepaalde documenten al bij het archief waren aangekomen voordat ze in de interne registers van de bank waren opgenomen. Al deze gevallen moesten snel en nauwkeurig worden geïdentificeerd om een zo groot mogelijk deel van de niet-gearchiveerde documenten automatisch te kunnen normaliseren.
Essensys Aanpak
Identiteitssets voor klanten samenstellen
We hebben de individuele variaties in de gegevens van elke klant in kaart gebracht en daarbij elk mogelijk scenario geïdentificeerd en aangepakt, zodat één enkele klant over meerdere identiteiten heen kon worden herkend, precies zoals hij of zij in de administratie van de bank of in het archief voorkwam.
Identiteitssets voor documenten samenstellen
We hebben dezelfde aanpak toegepast op documenten, waarbij we gevallen van onjuiste opmaak en foutieve datumvermeldingen hebben aangepakt.
Documenten aan klanten koppelen
Gegevens uit de interne registers van de bank werden vergeleken met gegevens uit fysiek gearchiveerde documenten met behulp van fuzzy-matching-algoritmen, waarbij scores, wegingsfactoren en drempelwaarden konden worden geconfigureerd, wat resulteerde in een gerangschikte lijst van mogelijke overeenkomsten.
Belangrijkste kenmerken
Dankzij geautomatiseerde verwerkingsalgoritmen is handmatige verwerking van brongegevens niet meer nodig.
Identiteitssets worden per klant samengesteld, waarbij rekening wordt gehouden met variaties in de praktijk: omgekeerde voor- en achternamen, ontbrekende of aanwezige koppeltekens, ontbrekende voornamen, naamswijzigingen, ontbrekende of onjuiste identiteitsnummers, inconsistente diakritische tekens, extra of ontbrekende spaties en inconsistente interpunctie (bijv. “SRL” versus “S.R.L.”).
Een klant kan worden geïdentificeerd aan de hand van elk van zijn of haar gekoppelde identiteiten, zoals deze in de administratie van de bank of in het archief zijn vastgelegd.
Een reeks documenten wordt altijd verwerkt in het kader van de primaire identiteit van een klant, zelfs wanneer die klant meerdere gekoppelde identiteiten heeft.
Met tweestapsverbanden kan de identiteit van klanten nauwkeuriger worden vastgesteld.
Voorkomt dat documenten bij de verwerking van onduidelijke of dubbelzinnige gegevens ten onrechte aan de verkeerde klanten worden gekoppeld.
Identiteitssets voor documenten worden samengesteld op basis van het documentnummer en de datum, waarbij rekening wordt gehouden met opmaakfouten en onjuiste kalenderdata.
Vergelijkt gegevens uit de interne registers van de bank met gegevens uit fysiek gearchiveerde documenten, en stelt vervolgens een gerangschikte lijst op van mogelijke overeenkomsten, gesorteerd op aflopende overeenstemmingsscore.
Detecteert zowel documenten die met onjuiste gegevens bij het archief zijn binnengekomen, als documenten die al zijn gearchiveerd maar vanwege onduidelijke gegevens nog niet in de interne registers zijn gekoppeld.
Impact van het project
- 90% aan documenten buiten de ideale stroom, automatisch afgestemd
- Aanzienlijke vermindering van de noodzaak tot handmatige controle en identificatie,
- Snelle, schaalbare resultaten – batch- en incrementele verwerking van grote hoeveelheden gegevens, zonder dat er regelmatig handmatig ingegrepen hoeft te worden.
Getuigenis
Essensys toonde gedurende het gehele project een grondig inzicht in de complexiteit van de gegevens en de specifieke uitdagingen van ons archiveringsproces, evenals een hoog niveau van technische expertise. De door hen ontwikkelde oplossing automatiseerde de normalisatie van gegevens voor documenten die niet via exacte matching konden worden gekoppeld, waardoor de noodzaak voor handmatige verificatie aanzienlijk werd verminderd en de efficiënte verwerking van grote gegevensvolumes mogelijk werd gemaakt, terwijl tegelijkertijd volledig werd voldaan aan onze vereisten op het gebied van beveiliging en governance. Essensys bleek een betrouwbare partner te zijn, die in staat was een oplossing te leveren die op maat was gemaakt voor een project van aanzienlijke complexiteit.
Adjunct-directeur, Beheer van fysieke en elektronische documenten,
Banca Transilvania
Conclusie
Een bank die is ontstaan uit de fusie van meerdere financiële instellingen, neemt niet alleen klanten over, maar ook jaren aan documenten met inconsistente identificatiegegevens: namen die op verschillende manieren zijn gespeld, ontbrekende identificatienummers en gegevenspatronen die per overname verschillen.
Voor Banca Transilvania zorgde deze situatie ervoor dat een wettelijk verplicht proces, namelijk het fysiek archiveren van documenten, uitmondde in een kostbare handmatige klus.
Met behulp van algoritmen voor identiteitsbepaling en fuzzy matching heeft Essensys het proces van gegevensnormalisatie geautomatiseerd – iets wat met exacte matching alleen niet mogelijk was – waardoor de automatische afstemming van meer dan 90% aan documenten buiten de ideale archiveringsstroom.