Asiakkaan haaste
Ennen järjestelmän käyttöönottoa suurin osa oikeudellisen tarkastuksen työstä perustui paperipohjaisiin prosesseihin, joita tuettiin Excel-tietueilla. Käytännössä tämä työskentelytapa aiheutti useita pullonkauloja, jotka vaikuttivat päivittäiseen toimintaan.
Raportointi oli usein aikaa vievää ja vaikeaa. Tiedot olivat joko epätäydellisiä tai niitä oli vaikea suhteuttaa toisiinsa, mikä teki selkeän ja tarkan kuvan saamisesta tarvittaessa haastavaa. Samat tiedot oli syötettävä useisiin rekistereihin. Tämä paitsi lisäsi työmäärää myös aiheutti todellisen epäjohdonmukaisuuden riskin, kun päivityksiä ei sovellettu yhdenmukaisesti.
Reaaliaikaisen tiedon puute vaikutti myös päätöksenteon nopeuteen. Ei ollut riittävästi näkyvyyttä siitä, miten tapaukset jakautuivat tarkastajien kesken tai mitkä tapaukset lähestyivät määräaikoja, mikä johti väistämättä viivästyksiin.
Työnjakoa oli vaikea tasapainottaa ilman keskitettyä järjestelmää, ja samankaltaisten tapausten tarkastaminen manuaalisesti useissa eri rekistereissä johti usein päällekkäiseen työhön.
Tietojen saanti ei aina ollut nopeaa tai suoraviivaista. Tarvittavien tietojen löytäminen merkitsi usein ajanhukkaa ja hankalien prosessien läpikäymistä.
Tässä yhteydessä ECRIS IJ -järjestelmän tavoite oli selkeä: yksinkertaistaa työryhmien työskentelyä, poistaa toiminnallisia pullonkauloja ja lisätä selkeyttä, nopeutta ja tarkkuutta oikeudellisen tarkastuksen tapausten ja työnkulkujen hallinnointiin.
Prosessi ja vaiheet
- Projektinhallinta ja kokonaisvaltainen koordinointi;
- Liiketoiminta-analyysi sekä toiminnallisten ja teknisten vaatimusten määrittely;
- Järjestelmäarkkitehtuuri (Software, laitteisto ja infrastruktuuri);
- Sovellusten ja tietokantojen kehittäminen;
- Infrastruktuurin toteuttaminen ja järjestelmän integrointi;
- Testaus;
- Käyttäjäkoulutus;
- Käyttöönoton ja käyttöönoton jälkeinen tuki.
Teknologiat
Tärkeimmät ominaisuudet
ECRIS IJ -sovellus suunniteltiin vastaamaan oikeudellisen tarkastuksen toiminnallisiin haasteisiin tarjoamalla toimielimen tarpeisiin räätälöity digitaalinen kokonaisratkaisu.
Virtaviivaistettu ja valvottu asiakirjojen rekisteröinti, jossa on selkeästi erotetut tietojen syöttöalueet ja
avustettu vastaavuus asiaan liittyvien asiakirjojen ja tapausten kanssa.
Asiakirjoja hallitaan täysin muokattavilla työnkuluilla, jotka mahdollistavat täsmällisen mukauttamisen
vahvistetut toimintasäännöt, roolit ja hyväksymisprosessit.
Järjestelmä luo tapaukset automaattisesti saapuvista asiakirjoista, mikä vähentää toistuvaa manuaalista syöttämistä ja varmistaa samalla johdonmukaisuuden ja tietojen eheyden alusta alkaen.
Tapaukset voidaan jakaa automaattisesti tai manuaalisesti, jolloin varmistetaan työmäärän tasainen jakautuminen tarkastajien kesken.
Järjestelmän avulla käyttäjät voivat seurata tilannetta, määräaikoja ja edistymistä missä tahansa vaiheessa, mikä tukee oikea-aikaista ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Asiakirjojen standardoitu tuottaminen käyttäen määritettäviä paikanhakijoita, jotta varmistetaan virallisten asiakirjojen johdonmukaisuus, tarkkuus ja nopea tuottaminen.
Tiedot voidaan helposti muuntaa selkeiksi raporteiksi ja merkityksellisiksi oivalluksiksi päätöksenteon tueksi.
Asiakirjat arkistoidaan lakisääteisten vaatimusten mukaisesti, ja ne voidaan tarvittaessa hakea nopeasti.
Tietojen käyttöoikeuksia hallitaan roolipohjaisilla tarkastuksilla, joilla varmistetaan, että arkaluonteiset tiedot suojataan.
valtuutustasojen mukaisesti.
kattava kirjausketju, johon kirjataan kaikki järjestelmän toimet ja muutokset, mikä takaa täydellisen
vastuuvelvollisuus, jäljitettävyys ja institutionaalisten vaatimusten noudattaminen.
Hankkeen vaikutus
Käyttöönoton jälkeen järjestelmä muutti konkreettisesti tapaa, jolla tapauksia ja niihin liittyviä työnkulkuja hallinnoidaan oikeudellisessa tarkastusvirastossa.
Ensinnäkin prosessit nopeutuivat huomattavasti. Tapausten käsittelyyn kuluva aika lyheni, eikä tietojen saanti enää riipu manuaalisista hauista tai tietojen yhdistämisestä useista eri lähteistä.
Samalla tietojen laatu parani merkittävästi. Jokainen toimenpide on selkeästi jäljitettävissä, mikä parantaa päivittäisten toimintojen valvontaa ja ennustettavuutta. Myös tietoturva vahvistui, sillä järjestelmä tarjoaa korkeatasoisen suojan laitoksen arkaluonteisille tiedoille.
Käyttäjiltä saatu palaute oli toinen keskeinen onnistumisen indikaattori. Sovellus koettiin helppokäyttöiseksi, vakaaksi ja luotettavaksi, mikä tuki sen nopeaa käyttöönottoa koko organisaatiossa.
- se integroituu olemassa oleviin IT-järjestelmiin käyttämällä standardoituja tietoformaatteja;
- se mahdollistaa täysin digitaalisen asiakirjahallinnan, mukaan lukien nopean tuottamisen ja haun;
- se on valmis sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa varten;
- se tarjoaa turvallisen pääsyn asiakirjoihin kaikille sidosryhmille tarkastajista muihin asiaankuuluviin laitoksiin.
Suosittelu
Essensysin ratkaisu lyhensi käsittelyaikoja, paransi tarkkuutta ja tietoturvaa ja sai myönteistä palautetta loppukäyttäjiltä. Tiimi oli erittäin ammattitaitoinen, ennakoiva, kommunikatiivinen ja reagoi palautteeseen ja muutoksiin.
Projektipäällikkö, oikeudellinen tarkastus
Päätelmä
ECRIS-IJ-hankkeessa ei rakennettu pelkästään sovellusta, vaan toimitettiin integroitu tietotekniikkajärjestelmä, joka on suunniteltu tukemaan kriittistä alaa, jolla tarkkuus, jäljitettävyys ja tietoturva ovat olennaisen tärkeitä.
Ratkaisun avulla, joka ulottui analyysistä ja arkkitehtuurista toteutukseen ja jatkuvaan tukeen, saatiin aikaan rakenne, johdonmukaisuus ja ennustettavuus tavassa, jolla oikeuslaitoksen tarkastusyksikkö hallinnoi toimintojaan.
Tuloksena on vankka ja skaalautuva alusta, joka ei ainoastaan paranna nykyisiä prosesseja vaan tarjoaa myös vahvan perustan tulevalle kasvulle, olipa kyse sitten integroinnista muihin järjestelmiin, toimintojen laajentamisesta tai uusien teknologioiden, kuten sähköisten allekirjoitusten, käyttöönotosta.