Asiakkaan haaste
Suurin osa asiakirjoista noudattaa arkistoinnin ihanteellista käsittelyprosessia, jossa asiakirjat ja asiakkaat tunnistetaan vertaamalla suoraan asiaankuuluvia tunnuslukuja. Haaste syntyy jäljelle jäävän asiakirjamäärän kohdalla, jossa Banca Transilvania joutui kahteen erilaiseen tilanteeseen:
Puuttuvat, virheelliset tai epäselvät tunnisteet
Joissakin tapauksissa yksi tai useampi asiakirjaan liittyvä tunniste puuttui, oli virheellinen tai epäselvä. Muiden pankkilaitosten hankinnan jälkeen niiden asiakirjat siirrettiin järjestelmään; kyseessä olivat eri malleja noudattaen luodut asiakirjat, jotka kuitenkin oli sisällytettävä nykyiseen arkistointiprosessiin. Tämän seurauksena asiakirjojen välisten hierarkkisten yhteyksien luominen sekä asiakirjojen linkittäminen asiakkaisiin tarkkojen tunnisteiden perusteella tuli mahdottomaksi tehdä varmuudella.
Arkistointiprosessin synkronoinnin häiriöt
Arkistointiprosessin valmistelu-, lähetys-, kuljetus- ja käsittelyvaiheissa saattoi ilmetä synkronointipoikkeamia, mukaan lukien tilanteet, joissa tietyt asiakirjat saapuivat arkistoon ennen kuin ne olivat näkyvissä pankin sisäisissä rekistereissä. Kaikki nämä tapaukset oli tunnistettava nopeasti ja tarkasti, jotta mahdollisimman suuri osa arkistoimattomista asiakirjoista voitiin normalisoida automaattisesti.
Essensysin lähestymistapa
Identiteettijoukkojen luominen asiakkaille
Kartoitimme kunkin asiakkaan yksilölliset tietojen vaihtelut, tunnistimme ja otimme huomioon kaikki mahdolliset tilanteet, jotta yksittäinen asiakas voitiin tunnistaa useiden eri identiteettien kautta, juuri sellaisena kuin hän esiintyi pankin rekistereissä tai arkistossa.
Identiteettijoukkojen luominen asiakirjoille
Sovelsimme samaa lähestymistapaa asiakirjoihin ja korjasimme virheelliset muotoilut sekä virheelliset päivämäärämerkinnät.
Asiakkaiden ja asiakirjojen yhteensovittaminen
Pankin sisäisistä rekistereistä peräisin olevia tietoja verrattiin fyysisesti arkistoitujen asiakirjojen tietoihin epätarkkojen hakualgoritmien avulla, joissa pisteytykset, painotukset ja kynnysarvot olivat määritettävissä, minkä tuloksena saatiin luokiteltu luettelo mahdollisista osumista.
Tärkeimmät ominaisuudet
Automaattiset käsittelyalgoritmit poistavat tarpeen käsitellä lähdetietoja manuaalisesti.
Tunnistusjoukot laaditaan asiakaskohtaisesti, ja niissä otetaan huomioon todellisessa elämässä esiintyvät tietojen vaihtelut: etu- ja sukunimien järjestys käänteisenä, väliviivojen puuttuminen tai esiintyminen, etunimien puuttuminen, nimenmuutokset, henkilötunnusten puuttuminen tai virheellisyys, epäjohdonmukaiset diakriittiset merkit, ylimääräiset tai puuttuvat välilyönnit sekä epäjohdonmukainen välimerkistö (esim. “SRL” vs. “S.R.L.”).
Asiakas voidaan tunnistaa minkä tahansa häneen liittyvän henkilöllisyyden perusteella, sellaisena kuin se näkyy pankin rekistereissä tai arkistossa.
Asiakirjakokonaisuus käsitellään aina asiakkaan ensisijaisen identiteetin puitteissa, vaikka kyseisellä asiakkaalla olisi useita siihen liittyviä identiteettejä.
Kaksivaiheinen tunnistaminen mahdollistaa asiakkaan tarkemman tunnistamisen.
Estää asiakirjojen virheellisen kohdistamisen vääriin asiakkaisiin, kun käsitellään epäselviä tai monitulkintaisia tietoja.
Asiakirjojen tunnistejoukot muodostetaan asiakirjanumeron ja päivämäärän perusteella, ja niissä otetaan huomioon muotoiluvirheet ja virheelliset kalenteripäivämäärät.
Vertaa pankin sisäisistä rekistereistä peräisin olevia tietoja fyysisesti arkistoitujen asiakirjojen tietoihin ja laatii luettelon mahdollisista osumista, jotka on järjestetty laskevassa järjestyksessä osumapisteiden mukaan.
Tunnistaa sekä arkistoon saapuneet asiakirjat, joiden tiedot ovat virheellisiä, että jo arkistoidut asiakirjat, joita ei ole vielä voitu yhdistää sisäisiin rekistereihin epäselvien tietojen vuoksi.
Hankkeen vaikutus
- 90% asiakirjoja ihanteellisen virtauksen ulkopuolella, sovitetaan automaattisesti
- Manuaalisen tarkastuksen tarve on vähentynyt merkittävästi ja tunnistaminen,
- Nopeita ja skaalautuvia tuloksia – suurten tietomäärien erä- ja inkrementaalinen käsittely, joka ei vaadi säännöllistä manuaalista puuttumista.
Suosittelu
Essensys osoitti syvällistä ymmärrystä tietojen monimutkaisuudesta ja arkistointiprosessiimme liittyvistä erityishaasteista sekä korkeatasoista teknistä osaamista koko projektin ajan. Heidän kehittämänsä ratkaisu automatisoi niiden asiakirjojen tietojen normalisoinnin, joita ei voitu täsmäyttää tarkalla hakutoiminnolla. Tämä vähensi merkittävästi manuaalisen tarkistuksen tarvetta ja mahdollisti suurten tietomäärien tehokkaan käsittelyn, samalla kun se täytti täysin turvallisuus- ja hallintovaatimuksemme. Essensys osoittautui luotettavaksi kumppaniksi, joka kykeni toimittamaan ratkaisun, joka oli räätälöity huomattavan monimutkaiseen projektiin.
Apulaisjohtaja, fyysisten ja sähköisten asiakirjojen hallinta,
Banca Transilvania
Päätelmä
Useiden rahoituslaitosten yhdistymisen tuloksena syntynyt pankki perii mukanaan paitsi asiakkaita myös vuosien ajalta kertyneitä asiakirjoja, joissa tunnisteet ovat epäjohdonmukaisia: nimet on kirjoitettu eri tavoin, henkilötunnukset puuttuvat ja tietojen esitystavat vaihtelevat hankinta kerrallaan.
Banca Transilvanian kannalta tämä tilanne muutti lakisääteisen prosessin – asiakirjojen fyysisen arkistoinnin – kalliiksi manuaaliseksi työksi.
Essensys automatisoi identiteetin tunnistamisen ja sumean hakualgoritmien avulla tietojen normalisointiprosessin, jota pelkkä tarkka haku ei pystynyt ratkaisemaan, mikä mahdollisti yli 90% asiakirjoja ihanteellisen arkistointiprosessin ulkopuolella.