Toukokuun 25. päivänä 2018 tuli sovellettavaksi asetus (EU) 2016/679 henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta, jolla kumotaan direktiivi 95/46/EY (yleinen tietosuoja-asetus), joka tunnetaan nimellä GDPR. Näin ollen kaikkien henkilötietoja käsittelevien toimijoiden/yhteisöjen on noudatettava näitä uusia vaatimuksia ja annettava avoimesti tietoa siitä, miten tietoja käsitellään.
Essensys noudattaa henkilötietojen suojaa koskevia kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä. Alla on kuvaus siitä, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja.
Käsittelyn lainmukaisuus
Asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaan käsittely on laillista vain, jos ja siltä osin kuin vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
- Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä;
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
- Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai muun henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi;
- Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi jos rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät nämä edut, jotka edellyttävät henkilötietojen suojaamista, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.
Käsiteltävien henkilötietojen luokat
- Henkilökohtaiset tunnistetiedot (etu- ja sukunimi, osoite, ikä, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kansalaisuus, omakätinen allekirjoitus ja digitaalinen allekirjoitus).
- Perheeseen, elämäntapaan ja sosiaalisiin olosuhteisiin liittyvät henkilötiedot (siviilisääty, tiedot perheestä/avopuolisosta/kumppanista/huollettavista, harrastukset, urheiluharrastukset).
- Koulutukseen ja työkokemukseen liittyvät henkilötiedot (koulutushistoria, pätevyydet, todistukset).
- Henkilötiedot, jotka liittyvät henkilön harjoittamaan ammatilliseen tai liiketoimintaan (ammatti, asema, ammatillinen historia).
- terveyteen liittyvät henkilötiedot (fyysistä ja psyykkistä terveydentilaa tai ilmoitettuja sairauksia koskevat tiedot, jotka sisältyvät työntekijän vapaaehtoisesti toimittamiin erityisiin lääketieteellisiin asiakirjoihin tai lakisääteisen velvoitteen tai työterveystarkastusten/SSMS-menettelyjen tuloksena).
- Henkilökohtaiset taloudelliset tiedot (pankkitilitiedot, tulot, veroetuudet tai sosiaalietuudet, verovelvoitteet).
- Henkilöiden sijaintia, kuvaa ja ääni- ja kuvatallenteita koskevat tiedot.
Henkilötietojen kerääminen ja käyttö
Käyttämällä verkkosivustoa www.essensys.ro kävijät voivat antaa henkilötietoja täyttämällä erilaisia lomakkeita, kuten uutiskirjeen tilaukset, whitepaperien tai muun tiedotusmateriaalin lataukset sekä yhteydenottolomakkeet.
Nämä tiedot tallennetaan tietokantaamme tai markkinointipalveluntarjoajamme tietokantaan, ja niitä käytetään yksinomaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne on annettu, kuten tuotteitamme ja palveluitamme koskevien tietojen ja päivitysten lähettämiseen.
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten ne on kerätty, tai kunnes pyydät niiden poistamista. Lakisääteisten velvoitteiden vuoksi tietoja voidaan säilyttää pidempään sovellettavien säännösten mukaisesti.
Vastaanottajaryhmät, joille kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa.
Essensys voi luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajaryhmille:
- valtion viranomaiset (mukaan lukien veroviranomaiset) rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen vuoksi;
- Palveluntarjoajat, jotka osallistuvat suoraan/välillisesti yrityksen toimintojen hallinnointiin (esim. tietotekniikkapalvelujen kehittäjät, kirjanpitopalvelujen tarjoajat, pankkilaitokset, yhteistyökumppaneina olevat lääkäriasemat jne;);
- yrityksen yhteistyökumppanit tai yhteistyökumppanit laillisiin tarkoituksiin, jotka liittyvät tiukasti yrityksen liiketoimintaan;
- Tuomioistuimet tai välimiesoikeudet, julkiset notaarit, asianajajat, lainkäyttöviranomaiset, käännöstoimistot, muut valtuutetut palvelut, asiantuntija-arvioijat.
Oikeus tietojen poistamiseen (“oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista ilman aiheetonta viivytystä seuraavissa tapauksissa:
- Tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin;
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelylle ole muuta oikeusperustaa;
- Rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
- Tietoja on käsitelty lainvastaisesti;
- Tietojen poistaminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Jos haluat käyttää Essensys-oikeuksiasi tai saada lisätietoja, voit ottaa meihin yhteyttä:
- Sähköpostiosoite office@essensys.ro,
- Postitse tai lähettipalvelun välityksellä osoitteeseen Bd. Iancu de Hunedoara no. 8, 5th floor, Sector 1, Bucharest, Romania, 011742, tai
- toimittamalla allekirjoitetun ilmoituksen henkilökohtaisesti missä tahansa Essensysin toimistossa Bukarestissa tai muualla maassa.