El reto del cliente
La mayoría de los documentos siguen el flujo de tramitación ideal para su archivo, identificando los documentos y a los clientes mediante la comparación directa de los indicadores pertinentes. El reto surge con el volumen restante, en el que Banca Transilvania se enfrentó a dos tipos distintos de situaciones:
Identificadores que faltan, son incorrectos o son inciertos
En algunos casos, uno o varios identificadores asociados a un documento faltaban, eran incorrectos o resultaban ambiguos. Tras la adquisición de otras entidades bancarias, sus documentos se integraron en el sistema; se trataba de documentos creados siguiendo patrones diferentes que, no obstante, debían incorporarse al flujo de archivo actual. Como consecuencia, resultó imposible establecer con certeza las relaciones jerárquicas entre los documentos, así como vincularlos a los clientes basándose en la coincidencia exacta de los identificadores.
Desincronización en el flujo de archivo
Podían producirse desincronizaciones en las fases de preparación, envío, transporte y procesamiento del flujo de trabajo de archivo, incluidas situaciones en las que determinados documentos llegaban al archivo antes de aparecer en los registros internos del banco. Era necesario identificar todos estos casos de forma rápida y precisa para permitir la normalización automática del mayor porcentaje posible de documentos no archivados.
Enfoque Essensys
Creación de conjuntos de identidad para los clientes
Analizamos las variaciones específicas en los datos de cada cliente, identificando y abordando todos los escenarios posibles, de modo que se pudiera reconocer a un mismo cliente a través de múltiples identidades, tal y como figuraba en los registros del banco o en el archivo.
Creación de conjuntos de identidad para documentos
Aplicamos el mismo enfoque a los documentos, corrigiendo los casos de formato incorrecto y las entradas de fechas erróneas.
Asignación de documentos a clientes
Los datos de los registros internos del banco se compararon con los de los documentos archivados físicamente mediante algoritmos de coincidencia aproximada, con puntuaciones, ponderaciones y umbrales configurables, lo que dio como resultado una lista ordenada de posibles coincidencias.
Características principales
Los algoritmos de procesamiento automatizado eliminan la necesidad de gestionar manualmente los datos de origen.
Los conjuntos de identidad se crean para cada cliente, teniendo en cuenta las variaciones que se dan en los datos del mundo real: nombres y apellidos invertidos, guiones ausentes o presentes, nombres propios ausentes, cambios de nombre, números de identificación ausentes o incorrectos, signos diacríticos inconsistentes, espacios de más o de menos y puntuación inconsistente (p. ej., “SRL” frente a “S.R.L.”).
Se puede identificar a un cliente a través de cualquiera de sus identidades asociadas, tal y como figuran en los registros del banco o en el archivo.
Un conjunto de documentos siempre se tramita en el contexto de la identidad principal de un cliente, incluso cuando dicho cliente tenga varias identidades asociadas.
Las asociaciones en dos pasos permiten una identificación más precisa del cliente.
Evita que los documentos se asignen erróneamente a clientes equivocados al procesar datos inciertos o ambiguos.
Los conjuntos de identificación de documentos se crean a partir del número y la fecha del documento, teniendo en cuenta los errores de formato y las fechas incorrectas del calendario.
Compara los datos de los registros internos del banco con los de los documentos archivados físicamente, generando una lista ordenada de posibles coincidencias, clasificada por puntuación de coincidencia descendente.
Identifica tanto los documentos que han llegado al archivo con datos incorrectos como los que ya se han archivado pero que aún no se han cotejado en los registros internos debido a datos inciertos.
Impacto del proyecto
- 90% de documentos fuera del flujo ideal, conciliado automáticamente
- Reducción significativa de la necesidad de revisión manual y la identificación,
- Resultados rápidos y escalables – Procesamiento por lotes e incremental para grandes volúmenes de datos, sin necesidad de intervención manual rutinaria.
Testimonio
Essensys demostró un profundo conocimiento de la complejidad de los datos y de los retos específicos que planteaba nuestro proceso de archivado, así como un alto nivel de experiencia técnica a lo largo de todo el proyecto. La solución que desarrollaron automatizó la normalización de los datos de los documentos que no podían emparejarse mediante una coincidencia exacta, lo que redujo significativamente la necesidad de verificación manual y permitió el procesamiento eficiente de grandes volúmenes de datos, todo ello cumpliendo plenamente nuestros requisitos de seguridad y gobernanza. Essensys demostró ser un socio fiable, capaz de ofrecer una solución a medida para un proyecto de considerable complejidad.
Subdirector de Gestión de Documentos Físicos y Electrónicos,
Banca Transilvania
Conclusión
Un banco creado a partir de la fusión de varias entidades financieras no solo hereda clientes, sino también años de documentación con identificadores incoherentes: nombres escritos de forma diferente, números de identificación que faltan y patrones de datos que varían de una adquisición a otra.
Para Banca Transilvania, esta situación convirtió un proceso exigido por la ley —el archivo físico de documentos— en una labor manual muy costosa.
Mediante algoritmos de resolución de identidades y de coincidencia aproximada, Essensys automatizó el proceso de normalización de datos que la coincidencia exacta por sí sola no podía resolver, lo que permitió la conciliación automática de más de 90% de documentos fuera del flujo de archivo ideal.