Kundens udfordring
De fleste dokumenter følger det ideelle forløb for arkivering, hvor dokumenter og kunder identificeres gennem direkte sammenligning af relevante indikatorer. Udfordringen opstår i forbindelse med den resterende mængde, hvor Banca Transilvania stod over for to forskellige typer situationer:
Manglende, forkerte eller usikre identifikatorer
I nogle tilfælde manglede en eller flere identifikatorer knyttet til et dokument, eller de var forkerte eller tvetydige. Efter overtagelsen af andre pengeinstitutter blev deres dokumenter integreret i systemet – dokumenter, der var oprettet efter andre mønstre, men som alligevel skulle indarbejdes i den eksisterende arkiveringsproces. Som følge heraf blev det umuligt med sikkerhed at etablere hierarkiske sammenhænge mellem dokumenter samt at knytte dokumenter til kunder baseret på nøjagtig identitetsmatchning.
Desynkronisering i arkiveringsforløbet
Der kunne opstå uoverensstemmelser i de forskellige faser af arkiveringsprocessen – fra forberedelse, afsendelse og transport til behandling – herunder situationer, hvor visse dokumenter ankom til arkivet, før de var registreret i bankens interne registre. Alle disse tilfælde skulle identificeres hurtigt og præcist for at muliggøre automatisk normalisering af den størst mulige andel af ikke-arkiverede dokumenter.
Essensys tilgang
Oprettelse af identitetssæt for kunder
Vi kortlagde de individuelle datavariationer for hver enkelt kunde og identificerede og tog højde for alle tænkelige scenarier, så en enkelt kunde kunne genkendes på tværs af flere identiteter, præcis som vedkommende fremgik af bankens registre eller arkivet.
Oprettelse af identitetssæt for dokumenter
Vi anvendte den samme fremgangsmåde på dokumenterne og rettede op på tilfælde af forkert formatering og fejlagtige datoangivelser.
Sammenkobling af dokumenter med kunder
Data fra bankens interne registre blev sammenlignet med oplysninger fra fysisk arkiverede dokumenter ved hjælp af fuzzy-matching-algoritmer med konfigurerbare scoreværdier, vægtninger og tærskelværdier, hvilket resulterede i en rangordnet liste over mulige match.
Vigtige funktioner
Algoritmer til automatiseret databehandling gør manuel håndtering af kildedata overflødig.
Identitetssæt oprettes for hver enkelt klient og tager højde for variationer i virkelige data: omvendte fornavne og efternavne, manglende eller tilstedeværende bindestreger, manglende fornavne, navneændringer, manglende eller forkerte ID-numre, inkonsekvente diakritiske tegn, ekstra eller manglende mellemrum samt inkonsekvent tegnsætning (f.eks. “SRL” kontra “S.R.L.”).
En kunde kan identificeres ved hjælp af en hvilken som helst af de identiteter, der er knyttet til vedkommende, således som de fremgår af bankens registre eller arkiv.
Et sæt dokumenter behandles altid i sammenhæng med en kundes primære identitet, selv når kunden har flere tilknyttede identiteter.
To-trins-tilknytninger muliggør en mere præcis identifikation af kunder.
Forhindrer, at dokumenter fejlagtigt knyttes til de forkerte kunder ved behandling af usikre eller tvetydige data.
Identitetssæt for dokumenter oprettes på baggrund af dokumentnummer og dato, idet der tages højde for formateringsfejl og forkerte kalenderdatoer.
Sammenligner data fra bankens interne registre med oplysninger fra fysisk arkiverede dokumenter og genererer en rangordnet liste over mulige match, sorteret efter faldende matchscore.
Identificerer både dokumenter, der er modtaget i arkivet med forkerte oplysninger, og dokumenter, der allerede er arkiveret, men som endnu ikke er blevet matchet i de interne registre på grund af usikre oplysninger.
Projektets indvirkning
- 90% dokumenter uden for det ideelle flow, der afstemmes automatisk
- Betydelig reduktion i behovet for manuel gennemgang og identifikation,
- Hurtige, skalerbare resultater – batch- og inkrementel behandling af store datamængder, uden at der kræves rutinemæssig manuel indgriben.
Udtalelse
Essensys udviste en dyb forståelse for datakompleksiteten og de specifikke udfordringer, der var forbundet med vores arkiveringsproces, samt en høj grad af teknisk ekspertise gennem hele projektet. Den løsning, de udviklede, automatiserede normaliseringen af data for dokumenter, der ikke kunne matches ved hjælp af eksakt matchning, hvilket reducerede behovet for manuel verifikation betydeligt og muliggjorde en effektiv behandling af store datamængder, alt sammen i fuld overensstemmelse med vores sikkerheds- og styringskrav. Essensys viste sig at være en pålidelig partner, der var i stand til at levere en løsning skræddersyet til et projekt af betydelig kompleksitet.
Vicedirektør, forvaltning af fysiske og elektroniske dokumenter,
Banca Transilvania
Konklusion
En bank, der er opstået gennem sammenlægningen af flere finansielle institutioner, arver ikke blot kunder, men også mange års dokumenter med inkonsekvente identifikatorer: navne stavet på forskellige måder, manglende ID-numre og datamønstre, der varierer fra den ene overtagelse til den næste.
For Banca Transilvania medførte denne situation, at en lovpligtig proces – den fysiske arkivering af dokumenter – blev til et kostbart manuelt arbejde.
Ved hjælp af identitetsafklaring og fuzzy-matching-algoritmer har Essensys automatiseret den datanormalisering, som ikke kunne løses ved hjælp af præcis matching alene, hvilket har gjort det muligt at foretage automatisk afstemning af over 90% dokumenter uden for den ideelle arkiveringsproces.