تحدي العميل
تتبع معظم الوثائق مسار المعالجة المثالي للأرشفة، حيث يتم تحديد الوثائق والعملاء من خلال المقارنة المباشرة للمؤشرات ذات الصلة. ويكمن التحدي في الحجم المتبقي، حيث واجهت «بانكا ترانسيلفانيا» نوعين مختلفين من المواقف:
المعرّفات المفقودة أو غير الصحيحة أو غير المؤكدة
في بعض الحالات، كان أحد المعرّفات المرتبطة بوثيقة ما — أو أكثر — مفقودًا أو غير صحيح أو غامضًا. وعقب الاستحواذ على مؤسسات مصرفية أخرى، تم دمج مستنداتها في النظام، وهي مستندات تم إنشاؤها باستخدام أنماط مختلفة، ومع ذلك كان لا بد من دمجها في مسار الأرشفة الحالي. ونتيجة لذلك، أصبح من المستحيل التأكد بشكل قاطع من إنشاء ارتباطات هرمية بين المستندات، وكذلك ربط المستندات بالعملاء بناءً على مطابقة دقيقة للمعرفات.
عدم التزامن في مسار الأرشفة
قد تحدث حالات عدم التزامن عبر مراحل الإعداد والإرسال والنقل والمعالجة في سير عمل الأرشفة، بما في ذلك الحالات التي تصل فيها مستندات معينة إلى الأرشيف قبل ظهورها في السجلات الداخلية للبنك. وكان من الضروري تحديد جميع هذه الحالات بسرعة ودقة لتمكين التوحيد التلقائي لأكبر نسبة ممكنة من المستندات غير المؤرشفة.
نهج Essensys
إنشاء مجموعات الهوية للعملاء
لقد قمنا بتحديد الاختلافات الفردية في بيانات كل عميل، حيث حددنا كل السيناريوهات المحتملة وعالجناها، بحيث يمكن التعرف على العميل الواحد عبر هويات متعددة، تمامًا كما يظهر في سجلات البنك أو في الأرشيف.
إنشاء مجموعات الهوية للوثائق
وقد طبقنا نفس النهج على المستندات، حيث عالجنا حالات التنسيق غير الصحيح وإدخالات التواريخ الخاطئة.
ربط المستندات بالعملاء
تمت مقارنة البيانات المستمدة من السجلات الداخلية للبنك مع السجلات الواردة في الوثائق المؤرشفة ماديًّا باستخدام خوارزميات المطابقة الغامضة، مع درجات وأوزان وعتبات قابلة للتعديل، مما أدى إلى إنتاج قائمة مرتبة بالتطابقات المحتملة.
الميزات الرئيسية
تُغني خوارزميات المعالجة الآلية عن الحاجة إلى المعالجة اليدوية للبيانات المصدرية.
يتم إنشاء مجموعات الهوية لكل عميل على حدة، مع مراعاة الاختلافات الموجودة في البيانات الواقعية: عكس ترتيب الاسم الأول واسم العائلة، ووجود أو عدم وجود الواصلات، وغياب الاسم الأول، وتغييرات الأسماء، وغياب أرقام الهوية أو عدم صحتها، وعدم اتساق علامات التشكيل، ووجود مسافات زائدة أو مفقودة، وعدم اتساق علامات الترقيم (على سبيل المثال “SRL” مقابل “S.R.L.”).
يمكن تحديد هوية العميل من خلال أي من الهويات المرتبطة به، كما تظهر في سجلات البنك أو في الأرشيف.
تتم معالجة مجموعة الوثائق دائمًا في سياق الهوية الأساسية للعميل، حتى في حالة امتلاك هذا العميل لعدة هويات مرتبطة به.
تتيح عمليات الربط ذات الخطوتين تحديد هوية العميل بدقة أكبر.
يمنع إقران المستندات بشكل خاطئ بالعملاء غير الصحيحين عند معالجة البيانات غير المؤكدة أو الغامضة.
يتم إنشاء مجموعات تعريف المستندات استنادًا إلى رقم المستند وتاريخه، مع معالجة أخطاء التنسيق والتواريخ غير الصحيحة في التقويم.
يقوم بمقارنة البيانات الواردة في السجلات الداخلية للبنك مع السجلات الموجودة في الوثائق المؤرشفة ماديًّا، مما يؤدي إلى إنشاء قائمة مرتبة بالتطابقات المحتملة، مرتبة حسب درجة التطابق التنازلية.
يحدد كلًّا من الوثائق التي وصلت إلى الأرشيف وتحتوي على بيانات غير صحيحة، والوثائق التي تم أرشفتها بالفعل ولكن لم تتم مطابقتها بعد في السجلات الداخلية بسبب وجود بيانات غير مؤكدة.
أثر المشروع
- 90% من الوثائق خارج نطاق التدفق المثالي الذي تتم مطابقته تلقائيًا
- انخفاض كبير في الحاجة إلى المراجعة اليدوية والتحديد،,
- نتائج سريعة وقابلة للتوسع – المعالجة الدفعية والتدريجية لحجم البيانات الضخم، دون الحاجة إلى تدخل يدوي روتيني.
شهادة
أظهرت شركة «Essensys» فهمًا عميقًا لتعقيد البيانات والتحديات المحددة التي تنطوي عليها عملية الأرشفة لدينا، فضلاً عن مستوى عالٍ من الخبرة الفنية طوال فترة المشروع بأكمله. وقد أدى الحل الذي طورته الشركة إلى أتمتة عملية توحيد البيانات الخاصة بالوثائق التي تعذر مطابقتها من خلال المطابقة الدقيقة، مما قلل بشكل كبير من الحاجة إلى التحقق اليدوي ومكّن من المعالجة الفعالة لأحجام كبيرة من البيانات، مع الامتثال التام لمتطلباتنا في مجالي الأمن والحوكمة. وقد أثبتت شركة Essensys أنها شريك موثوق به، وقادرة على تقديم حل مصمم خصيصًا لمشروع يتسم بدرجة عالية من التعقيد.
نائب مدير إدارة الوثائق المادية والإلكترونية،,
بنك ترانسيلفانيا
الخاتمة
إن البنك الذي يتم إنشاؤه من خلال دمج مؤسسات مالية متعددة لا يرث العملاء فحسب، بل يرث أيضًا سنوات من الوثائق التي تحتوي على معرّفات غير متسقة: أسماء مكتوبة بطرق مختلفة، وأرقام هوية مفقودة، وأنماط بيانات تختلف من عملية استحواذ إلى أخرى.
بالنسبة لبنك «بانكا ترانسيلفانيا»، حوّل هذا الواقع عملية مطلوبة قانونًا، وهي الأرشفة المادية للوثائق، إلى جهد يدوي مكلف.
من خلال خوارزميات تحديد الهوية والمطابقة التقريبية، قامت شركة Essensys بأتمتة عملية توحيد البيانات التي لم تتمكن المطابقة الدقيقة وحدها من حلها، مما أتاح التسوية التلقائية لأكثر من 90% من الوثائق خارج مسار الأرشفة المثالي.